Prvotní doklady dostáváte jak v elektronické, tak i v papírové podobě. Kontroly FÚ probíhají obvykle pouze tři roky zpětně a to v termínu pro podání řádného daňového tvrzení. Málo kdy a to pouze ve vymezených důvodech, to může být i 10 let zpět. Toto řeší daňový řád. Doložíte-li vše v čitelném formátu např. pdf, tak by pro FÚ neměl nastat problém. Co se týká archivace (skartace) tam to řeší archivační zákon, zákon o účetnictví, zákon o DPH, spotřební dani atd. Pro účetnictví a daně ukládáte od 5 až 10 let a mzdové agendy 30 let. U nás jedeme elektronicky již mnoho let - většinu prvotních dokladům dostáváme elektronicky a sami odesíláme pouze elektronicky. Těch pár papírových dokladů, obvykle nějaké doklady z pokladen, scenujeme. Papírové doklady nevyhazujeme, ukládáme podle období do archivní krabice a následně, podle naší archivní směrnice, skartujeme. Každý měsíc - uzávěrka účetnictví včetně prvotních dokladů, hlavní knihy atd vše elektronicky. je archivováno na třech oddělených úložištích. Vše je jen otázkou zvyku a také toho, kolik máte prvotních dokladů pouze v papírové podobě
stana1:
Děkuji za vyčerpávající odpověď, zkusím do toho jít.
Je mi jasné, že je důležité mít zabezpečenou elektronickou archivaci.
Archivujete tedy mimo účetní program?
Je opravdu nutné mít pro své dodavatele náš souhlas s elektronickou fakturací, abychom mohli přijímat doklady v elektronické podobě nebo na tom až tak nezáleží? Nevím totiž jestli to dohledám u všech našich dodavatelů, a taky možná někteří posílají i bez souhlasu.
Po účetní uzávěrce z ERP systému vygenerujeme v pdf formátu všechny potřebné klasické výstupy (hl.kniha, úč.deník, výsledovka rozvaha knihy faktur saldo bankovní účty DPH atd.) + ty prvotní doklady a archivujeme do úložišť.
Pakliže fakturaci obdržíte či zasíláte emailem přímo na adresu firmy či pomocí datovek, tak to nemusíte řešit. Jestli dostáváte či odesíláte velké soubory dat, které natáčíte rovnou do ERP systému (tím myslím třeba jednotlivé druhy materiálu či zboží, bankovní výpisy atd.) tak v těchto případech by nějaká smlouva být měla.
ČLÁNKY DO MAILU