Re: spisová a archivní služba
Archiv není spisovna. Správně jste napsala, že máte u vás spisovnu. Podle skartačního řádu, který musíte mít vypracován, označíte jednotlivé šanony, případně i jednotlivé dokumenty v nich, jejich dobou skartace či archivování. Skartujeme jedenkrát za rok ty materiály, jejichž doba skartace je naplněna. Nikde není řečeno, že u vás něco nemůže ležet déle, než je jeho skartační doba. Nesmí se ale nic skartovat dříve. Archiv bude nejspíše v nejbližším okresním či krajském městě, kde si můžete zařídit trvalé skartační povolení. Materiály určené k archivaci (tedy k odeslání do "města"), mějte uloženy zvlášť.
Re: spisová a archivní služba
Áčka máme ve spisovně, navíc se jejich doba novým zákonem o archivní a spisové službě měnila, takže jsme museli u těch, které ještě u nás ležely, jejich doby přepsat (kupříkladu z 10 na 45 let !!!). Přeji hodně štěstí při této neoceněné a prašné práci :)
Re: spisová a archivní služba
Děkuji Vám moc za odpověd jen mám ještě jednu otázku. co se týče číslovaní: př. šanon obsahuje Skartační znak, rok vyřízení, název písemností a nějaké číslování ? třeba od 1,2,3,.....? nebo se to vůbeč nečísluje? a u těch archivních věcí, kbyby se to teda číslovalo , bych musela použít jiné číslování? děkuji za odpovědi
Re: spisová a archivní služba
máme na to vyrobené razítko, které dávám na hřbet šanonu. obsahuje: - skartační znak, např. S 10 - název obsahu s datem vytvoření posledního dokumentu, většinou ovšem stačí rok, protože ukládáme po kalendářních letech, event. školních rocích - pokud se jeden tématický okruh nevlezl do jednoho šanonu, potom čísluji, např. 1,2,3 (třeba šanony s fakturama za rok 2005)
stejně tak u dokumentů k archivaci, kde se ovšem liší pouze skartační znak
obecně platí to, že pokud dodržíte výše uvedené, co je dáno zákonem, můžete si pro sebe používat ještě další značky pro lepší orientaci - to už je jen na vás :)
