Re: Archivní kniha
Nejprve je nutné si odpovědět na otázku, zda máte archiv (zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně) nebo spisovnu (místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení) ve smyslu zákona o archivnictví a spisové službě (č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Z toho vám vyplynou jednotlivé povinnosti.
Každý dokument by měl mít své evidenční číslo (čj.) a pod tím by měl být evidován od svého vzniku, případně od jeho přijetí až po fyzickou likvidaci nebo předání do archivu. Tedy systém skříň po skříni je zcela nepřijatelný.
Re: Archivní kniha
Děkuji. Máme spisovnu. S řazením spisu jsem si myslela, že to nepůjde tak jednoduše. Je tedy potřeba všechny dokumenty seřadit dle data, dát jim čj. od jedničky a teprve zapisovat do archivní knihy?
Ještě se zeptám, spis, např. první papír z roku 2008, poslední z roku 2012 a stále není založen do spisovny. Když ho budu zakládat, zapíši do archivní knihy datum skutečného vložení spisu do spisovny, tedy pokud letos, tak rok 2019? A skartační znak/lhůtu dám dle spisového řádu z roku 2012 (dle posledního vloženého papíru - ukončení spisu) nebo 2019 (když založím letos)? Potřebuji si to ujasnit, pořád pátrám.. Děkuji.
Re: Archivní kniha z. 499/2004 Sb.
Právě, že do toho § 63 spadáme. Máme tu i starší dokumenty než 10 let, které jsem pod A, jsem tu nová a dostala jsem za úkol dát vše do pořádku. Tak pátrám, čtu a hledám jak to správně udělat.
Re: Archivní kniha
Ano, všechny dokumenty je nutné seřadit podle data, přidělit jim čísla a zapsat je do podacího deníku, nikoliv do archivní knihy (jste spisovna).
Jedná-li se o spis, který byl založen v roce 2008 a uzavřen v roce 2012, by měl mít evidenční číslo z roku 2008 (jedná se o spis k jednomu jedinému problému, jehož řešení probíhalo čtyři roky). Skartační lhůta začíná běžet až po uzavření spisu, tedy od 1. ledna 2013.
