Hlavní navigace

Archivní kniha

  • (neregistrovaný)

    13. 2. 2019 11:49

    Dobrý den, zeptám se hloupě...
    Dělali jsme pořádek v archivu... ale nemáme archivní knihu. Je třeba ji mít. Zajímá mě názor na její vedení zpětně - musím si veškeré spisy seřadit dle data od nejstaršího a pak podle data zapisovat od jedničky do archivní knihy? Nebo můžu brát skříň po skříni a zapisovat jak mám spisy v ruce bez ohledu na datum? (samozřejmě stejný druh spisu bych seřadila od nejstaršího). Jde to tak vůbec?

    • Dotaz je starý, nové názory již nelze přidávat.
    • 13. 2. 2019 12:56

      Tomáš Neugebauer (neregistrovaný)

      Re: Archivní kniha
      Nejprve je nutné si odpovědět na otázku, zda máte archiv (zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně) nebo spisovnu (místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení) ve smyslu zákona o archivnictví a spisové službě (č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Z toho vám vyplynou jednotlivé povinnosti.

      Každý dokument by měl mít své evidenční číslo (čj.) a pod tím by měl být evidován od svého vzniku, případně od jeho přijetí až po fyzickou likvidaci nebo předání do archivu. Tedy systém skříň po skříni je zcela nepřijatelný.

    • 13. 2. 2019 13:24

      lk (neregistrovaný)

      Re: Archivní kniha
      Děkuji. Máme spisovnu. S řazením spisu jsem si myslela, že to nepůjde tak jednoduše. Je tedy potřeba všechny dokumenty seřadit dle data, dát jim čj. od jedničky a teprve zapisovat do archivní knihy?

      Ještě se zeptám, spis, např. první papír z roku 2008, poslední z roku 2012 a stále není založen do spisovny. Když ho budu zakládat, zapíši do archivní knihy datum skutečného vložení spisu do spisovny, tedy pokud letos, tak rok 2019? A skartační znak/lhůtu dám dle spisového řádu z roku 2012 (dle posledního vloženého papíru - ukončení spisu) nebo 2019 (když založím letos)? Potřebuji si to ujasnit, pořád pátrám.. Děkuji.

    • 13. 2. 2019 13:42

      Pavel Jirsa (neregistrovaný)

      Re: Archivní kniha z. 499/2004 Sb.
      lk,

      nejdříve najděte odpověď na otázku, zda musíte mít spisovnu a archivní knihu.

      Nedomnívám se, že jste "určení původci" podle § 63 z. 499/2004 Sb.

      Svědčí o tom i to, že máte v nějakých skříních dokumenty od roku 2008 a nikomu 11 let nevadilo, že je nemáte očíslované.

      Co se změnilo?

      Hezký den!

    • 13. 2. 2019 13:52

      lk (neregistrovaný)

      Re: Archivní kniha z. 499/2004 Sb.
      Právě, že do toho § 63 spadáme. Máme tu i starší dokumenty než 10 let, které jsem pod A, jsem tu nová a dostala jsem za úkol dát vše do pořádku. Tak pátrám, čtu a hledám jak to správně udělat.

    • 13. 2. 2019 14:04

      Tomáš Neugebauer (neregistrovaný)

      Re: Archivní kniha
      Ano, všechny dokumenty je nutné seřadit podle data, přidělit jim čísla a zapsat je do podacího deníku, nikoliv do archivní knihy (jste spisovna).

      Jedná-li se o spis, který byl založen v roce 2008 a uzavřen v roce 2012, by měl mít evidenční číslo z roku 2008 (jedná se o spis k jednomu jedinému problému, jehož řešení probíhalo čtyři roky). Skartační lhůta začíná běžet až po uzavření spisu, tedy od 1. ledna 2013.

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).