Přihláška k nemocenskému pojištění - odhláška

S účinností od 1. července 2005 je Česká správa sociálního zabezpečení povinna podle ustanovení§ 16a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (dále jen ZOP), ve znění platném po 30.6.2005, vést registr pojištěnců, který má sloužit k plnění jejích úkolů vyplývajících pro ní v sociálním zabezpečení z práva Evropských společenství a z mezinárodních smluv a k provádění sociálního zabezpečení.

K zabezpečení výše uvedených úkolů musí registr pojištěnců obsahovat dále uvedené údaje o osobách účastných nemocenského a důchodového pojištění.

Jedná se o tyto údaje:

1. jméno a současné příjmení,
2. rodné a všechna další příjmení předcházející současnému příjmení,
3. datum a místo narození,
4. pohlaví,
5. rodné číslo,
6. státní občanství,
7. rodinný stav,
8. adresu místa trvalého pobytu, a jde-li o cizí státní příslušníky, též adresu pobytu na území České republiky,
9. vznik a zánik účasti na nemocenském pojištění a na důchodovém pojištění,
10. druh výdělečné činnosti zakládající účast na nemocenském pojištění a na důchodovém pojištění,
11. název a sídlo zaměstnavatele (organizace a malé organizace),
12. individuální číslo zaměstnavatele,
13. variabilní symbol plátce pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti,
14. název a adresu cizozemského nositele pojištění,
15. cizozemské číslo pojištění,
16. další údaje, vyplývá-li jejich evidování z požadavků práva Evropských společenství a z mezinárodních smluv o sociálním zabezpečení.

Výše uvedené údaje v registru pojištěnců korespondují s údaji, které je povinna organizace vést pro účely nemocenského pojištění a pro účely důchodového pojištění podle § 22 písm. a) resp. § 37 odst. 1 ZOP.

K průběžnému naplňování těchto údajů do registru pojištěnců je organizace podle ustanovení § 22a citovaného zákona povinna přihlásit u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení, v hlavním městě Praze u Pražské správy sociálního zabezpečení (dále jen OSSZ) na předepsaném tiskopise svého zaměstnance k pojištění do 8 dnů ode dne jeho vstupu do zaměstnání a dále je povinna odhlásit na předepsaném tiskopise u příslušné OSSZ zaměstnance, s nímž byl skončen pracovní vztah, popř. došlo k zániku nemocenského pojištění z jiného důvodu (např. změna příslušnosti k právním předpisům), a to do 8 dnů ode dne skončení pracovního vztahu. Ustanovení § 22a odst. 1 ZOPumožňuje písemně dohodnout s příslušnou OSSZ jinou lhůtu pro přihlašování zaměstnanců do pojištění a odhlašování zaměstnanců z pojištění, než je stanovená lhůta 8 dnů.

Dále je organizace povinna písemně ohlásit příslušné OSSZ změnu údajů uvedených na přihlášce zaměstnance k pojištění, a to do 8 dnů ode dne, kdy se o této změně dozvěděla. K tomuto účelu se doporučuje, aby organizace měla pro porovnání údajů k dispozici kopie přihlášek zaměstnanců k pojištění. Pro případy hlášení změn však není možná dohoda o jiné lhůtě pro jejich nahlašování.

Pro přihlašování zaměstnanců k pojištění, pro odhlašování zaměstnanců z pojištění a pro hlášení změn u zaměstnanců malých organizací platí povinnosti malé organizace obdobně jako u organizací s tím, že malá organizace nemá možnost dohodnout s příslušnou OSSZ jinou lhůtu pro přihlašování zaměstnance k pojištění a k odhlašování zaměstnance z pojištění. Zde platí pouze lhůta osmidenní (§ 33 odst. 1 ZOP).

Ve smyslu zákona č. 54/1956 Sb., o nemocenském pojištění zaměstnanců, v platném znění, jsou studenti považováni za zaměstnance, proto od 1.7.2005 mají školy povinnost podávat také přihlášku k nemocenskému pojištění studentů při zahájení studia, odhlášku z nemocenského pojištění studentů po ukončení studia a hlásit změny údajů. Při přerušení studia končí účast na nemocenském pojištění, tudíž musí být i v tomto případě podána odhláška z nemocenského pojištění, a při opětovném zahájení studia (pokračování) musí být znovu podána přihláška k nemocenskému pojištění. Při plnění těchto povinností školy postupují analogicky jako u zaměstnanců.

Základním a specifickým identifikátorem k předávání údajů do registru pojištěnců je rodné číslo pojištěnce. Organizace, malé organizace mají povinnost ve smyslu ustanovení § 22 a § 34 ZOP evidovat tento údaj zaměstnance. Z tohoto hlediska je nutné, aby organizace, malá organizace vyzvala zaměstnance, kteří rodné číslo nemají (zejména půjde o cizí státní příslušníky), aby si požádali o jeho přidělení prostřednictvím příslušného orgánu MV (zák. č. 133/2000 Sb., ve znění zákona č. 53/2004 Sb.) a stanovila jim lhůtu pro jeho doložení.

K zabezpečení plnění výše uvedených povinností je Českou správou sociálního zabezpečení zpracován tiskopis, který z důvodu racionálnosti a efektivnosti slouží jako přihláška k pojištění, odhláška z pojištění, hlášení změn a také pro případy oprav původně nesprávně nahlášených údajů. Uvedený tiskopis je závazný pro organizace i pro malé organizace pro přihlašování zaměstnanců k pojištění a pro odhlašování zaměstnanců z pojištění. Použije se i pro hlášení změn a oprav.

Místní příslušnost OSSZ pro podání závazného tiskopisu se řídí sídlem organizace, popřípadě místem trvalého pobytu, jde-li o organizaci, která je fyzickou osobou, pokud toto sídlo nebo místo trvalého pobytu je shodné s místem útvaru organizace, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance. Pokud místo tohoto útvaru není shodné s tímto sídlem nebo místem trvalého pobytu, řídí se místní příslušnost OSSZ místem útvaru organizace, ve kterém je vedena evidence mezd pro zaměstnance. U malé organizace se řídí místní příslušnost OSSZ místem jejího sídla. Je-li malou organizací fyzická osoba, řídí se místní příslušnost OSSZ místem trvalého pobytu fyzické osoby. Je-li malou organizací zahraniční fyzická osoba, která nemá trvalý pobyt na území ČR, řídí se místní příslušnost OSSZ místem jejího podnikání v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba malou organizací nebo organizací, která nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná PSSZ.

Vlastní návod k vyplnění jednotlivých údajů tiskopisu

Údaje na tiskopisu se uvádí v rozsahu maximálního počtu písmen (úhozů), který je uveden v závorce za názvem každého údaje. S ohledem na rozsah povinně oznamovaných údajů je nutné vyplňovat některé údaje za využití číselných nebo alfabetických znaků (dále jen číselníky). Pokud konkrétní označení není obsahem tohoto materiálu (např. vzhledem k rozsahu států, jsou uvedeny v příloze č. 5 jen znaky nejčastěji se vyskytujících států), jsou příslušné číselníky k dispozici na webových stránkách ČSSZ, případně na kterékoli OSSZ.

Klasický tiskopis (v papírové podobě) se vyplňuje psacím strojem. Na tiskopisu není možné provádět přepisy (opravy) základních identifikačních údajů, tj. rodného čísla, rodného příjmení, variabilního symbolu a identifikačního čísla. Při chybném vyplnění některého z těchto údajů musí být použit nový tiskopis. Případné přepisy (opravy) v ostatních údajích lze provést pouze v případě, že oprava údaje bude plně provedena v daném rámci počtu úhozů (písmen).

Dojde-li ke skončení jednoho a navázání nového pracovněprávního vztahu s tímtéž zaměstnancem (např. je skončena dohoda o pracovní činnosti a uzavřena nová smlouva o pracovním poměru s týmž zaměstnavatelem), nelze tuto skutečnost hlásit pouze jako změnu druhu činnosti. Vzhledem k tomu, že tímto aktem končí určitý pojistný poměr a vzniká nový, má organizace, malá organizace povinnost podat za zaměstnance odhlášku z nemocenského pojištění a přihlášku k novému pojištění.

Pokud byl pracovní poměr sjednán na delší dobu, avšak skončí ve lhůtě, ve které má organizace, malá organizace povinnost podat přihlášku k nemocenskému pojištění zaměstnance, tj. do 8 dnů ode dne vstupu do zaměstnání (vzniku účasti na pojištění), u organizací popř. v delší lhůtě, která byla pro splnění této povinnosti s příslušnou OSSZ dohodnuta, je přípustné podat přihlášku k pojištění a odhlášku z tohoto pojištění současně na jednom tiskopisu.

Hlášení změny údajů a opravy údajů nelze provést současně jedním společným tiskopisem. Tyto dva druhy hlášení musí být provedeny vždy vyplněním samostatného tiskopisu.

Hlášení opravy nebo změny rodného čísla se provede formou vyplnění nového tiskopisu „Přihláška“ který bude příslušné OSSZ předán současně s průvodním dopisem, ve kterém bude uvedeno, že se jedná o hlášení opravy rodného čísla tohoto pojištěnce, a původní (chybné) rodné číslo, jehož oprava je hlášena.

Údaj o datu (např. narození , pobírání důchodu, platnosti změny údaje, vyplnění tiskopisu) se vždy uvádí ve tvaru D.(DD.)M.(MM.)RRRR, tj. den, měsíc a rok s tečkami mezi dnem, měsícem a rokem (např. 15.7.1965).

K vyplnění jednotlivých údajů se blíže uvádí:

Záhlaví:

• přihlášku k pojištění – v příslušném rámečku v záhlaví tiskopisu pod slovem přihláška se uvede X – podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 1.
• odhlášku z pojištění – v příslušném rámečku v záhlaví tiskopisu pod slovem odhláška se uvede X – podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 2.
• opravu nahlášených údajů – v příslušném rámečku v záhlaví tiskopisu pod slovem oprava se uvede X – podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 3.
• hlášení změn – v příslušném rámečku v záhlaví tiskopisu pod slovem změna se uvede X – podrobnosti o vyplňovaných údajích v příloze č. 4.

• Při hlášení opravy údaje se uvádí datum ve shora uvedeném tvaru, ke kterému je hlášena oprava údajů, tj. datum, kdy byl nesprávný údaj původně nahlášen (např. chybný údaj byl uveden na přihlášce zaměstnance vyhotovené dne 15.7.2005, při hlášení opravy tohoto chybného údaje se uvede oprava údajů ze dne 15.7.2005).
• Při hlášení změny údaje se uvádí datum, od kterého platí změna tohoto údaje (např. při změně příjmení sňatkem se uvede datum sňatku).

Část 1 – Základní identifikace pojištěnce

Část 2 – Adresa trvalého pobytu a doplňující identifikační údaje pojištěnce

Část 3 – Adresa pobytu v ČR, je-li trvalý pobyt mimo ČR

Část 4 -Identifikace zaměstnavatele a informace o zaměstnání

• soudců
• členů zastupitelstev územních samosprávních celků
• poslanců Poslanecké sněmovny, senátorů Senátu (Parlamentu, poslanců Evrop. parlamentu)
• členů vlády, prezidenta, viceprezidenta a členů NKÚ, členy RRTV, finančního arbitra a jeho zástupce, veřejného ochránce práva a jeho zástupce
• pracovníků v pracovním vztahu podle cizích právních předpisů

Část 5 – Informace o důchodu

Část 6 – Identifikace posledního cizozemského nositele pojištění

Vyplňuje se pouze v případě, že zaměstnanec byl účasten nemocenského (popř. důchodového nebo úrazového) pojištění v cizině a organizace (malá organizace) je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti.

Část 7 – Registrace k OSSZ (PSSZ)

Část 8 – Podpisy a razítka

Příloha č. 1 – PŘIHLÁŠKA ZAMĚSTNANCE K NEMOCENSKÉMU POJIŠTĚNÍ

„Přihláškou“ zaměstnavatel ve stanovené nebo dohodnuté lhůtě přihlašuje zaměstnance k účasti na nemocenském pojištění, a to vždy, kdy z druhu pracovní činnosti zaměstnanci vzniká účast na nemocenském pojištění. Přihláška se podává také v případě, kdy dojde k opětovnému vzniku nemocenského pojištění po jeho předchozím zániku, např. z důvodu výkonu trestu odnětí svobody. Pro každé souběžné zaměstnání zakládající účast na nemocenském pojištění u téhož zaměstnavatele se přihláška podává samostatně, tj. např. v případě, kdy zaměstnavatel uzavřel se zaměstnancem další pracovněprávní vztah, který zakládá účast na nemocenském pojištění.

Část 1 – Základní identifikace pojištěnce

Část 2 – Adresa trvalého pobytu a doplňující identifikační údaje pojištěnce

Část 3 – Adresa pobytu v ČR, je-li trvalý pobyt mimo ČR

Část 4 -Identifikace zaměstnavatele a informace o zaměstnání

Část 5 – Informace o důchodu

Část 6 – Identifikace posledního cizozemského nositele pojištění

Část 7 – Registrace k OSSZ (PSSZ)

Část 8 – Podpisy a razítka

Příloha č. 2 – ODHLÁŠKA ZAMĚSTNANCE Z NEMOCENSKÉHO POJIŠTĚNÍ

„Odhláškou“ zaměstnavatel odhlašuje zaměstnance z účasti na nemocenském pojištění z důvodu ukončení pracovněprávního vztahu nebo z jiných důvodů daných zákonem, tj. např. při zániku nemocenského pojištění z důvodu výkonu trestu odnětí svobody, v případech, kdy se na zaměstnance přestanou vztahovat české právní předpisy a začnou se na něho vztahovat předpisy jiného státu, v případech, kdy dojde ke skončení jednoho a navázání nového pracovněprávního vztahu a tím ke skončení pojistného poměru a vzniku nového.

Je-li se zaměstnancem uzavřena dohoda o pracovní činnosti, pak se v případě, že jeho příjem v kalendářním měsíci nezakládá účast na nemocenském pojištění, odhláška z tohoto pojištění nepodává.

Část 1 – Základní identifikace pojištěnce

Část 2 – Adresa trvalého pobytu a doplňující identifikační údaje pojištěnce

Část 4 – Identifikace zaměstnavatele a informace o zaměstnání

Část 7 – Registrace k OSSZ (PSSZ)

Část 8 – Podpisy a razítka

Příloha č. 3 – HLÁŠENÍ ZMĚNY ÚDAJE ZAMĚSTNANCE

Hlášení změny údajů na tomto tiskopise se podává pouze při hlášení změn údajů zaměstnance, tj. v případě, kdy v průběhu trvání nemocenského pojištění došlo u zaměstnance ke změně v údajích, které má zaměstnavatel povinnost hlásit (např. změna příjmení, bydliště a pod). Tiskopis se nepoužívá v případě hlášení změny údajů (např. sídla) týkajících se organizace, malé organizace.

Na tiskopise se v případě hlášení změn údajů zaměstnance vyplňují pouze údaje uvedené níže v návodu. Kromě těchto předepsaných údajů se vždy uvede údaj, u kterého došlo ke změně, a to v nové podobě (např. při změně trvalého pobytu zaměstnance se v části 2 „adresa trvalého pobytu“ uvedou nové adresní údaje; při změně příjmení se uvádí v části 1 nové příjmení, a poslední příjmení před změnou se uvede do údaje „předchozí příjmení“).

Přiznání a odnětí důchodu se hlásí jako změna údajů jen v případě, kdy je tento důchod přiznán a vyplácen jiným nositelem pojištění, než Českou správou sociálního zabezpečení (např. MO, MV nebo cizozemský nositel pojištění). Vyplňuje se též údaj „druh důchodu“; údaj „změna ke dni“ v záhlaví tiskopisu je pak datum, od kterého je tento důchod pobírán nebo odňat.

Je-li hlášeno současně několik změn údajů zaměstnance, mohou být změny hlášeny na jednom tiskopise pouze v případě, že platnost změn nastala se stejným datem účinnosti. Dojde-li u zaměstnance k více změnám údajů, jejichž datum účinnosti je různé, musí být každá jednotlivá změna údaje hlášena na samostatném tiskopise.

Hlášení změny rodného čísla pojištěnce se provede formou vyplnění nového tiskopisu „Přihláška“ – viz text shora v části „Vlastní návod k vyplnění tiskopisu“.

Změna ke dni

Část 1 – Základní identifikace pojištěnce

Část 2 – Adresa trvalého pobytu a doplňující identifikační údaje pojištěnce

Část 4 -Identifikace zaměstnavatele a informace o zaměstnání

Část 7 – Registrace k OSSZ (PSSZ)

Část 8 – Podpisy a razítka

Příloha č. 4 – HLÁŠENÍ OPRAVY ÚDAJE ZAMĚSTNANCE

Hlášení opravy údajů na tomto tiskopise se podává pouze pro hlášení opravy údajů zaměstnance, tj. v případě, že na přihlášce zaměstnance k nemocenskému pojištění byly uvedeny chybné údaje zaměstnance. Tiskopis se nepoužívá v případě hlášení opravy údajů týkajících se organizace, malé organizace.

Na tiskopise se při hlášení opravy údajů zaměstnance vyplňují pouze údaje uvedené níže v návodu. Kromě těchto předepsaných údajů se vždy uvede údaj, u kterého je hlášena oprava, a to ve správné podobě (např. bylo-li na přihlášce zaměstnance k pojištění chybně uvedeno, že zaměstnanec pobírá důchod, vyplní se údaj „druh důchodu“ nepobírá = 0).

Je-li hlášeno současně několik oprav údajů zaměstnance, mohou být opravy hlášeny na jednom tiskopise pouze v případě, že datum původního nahlášení chybných údajů, jejichž oprava je hlášena, je shodné. Je-li hlášeno více oprav údajů zaměstnance, kdy i datum nahlášení původních chybných údajů je různé, musí být každá jednotlivá oprava údaje hlášena na samostatném tiskopise.

Hlášení opravy rodného čísla je možné pouze formou vyplnění nového tiskopisu „Přihláška“ – viz text shora v části „Vlastní návod k vyplnění tiskopisu“.

Oprava ke dni

Část 1– Základní identifikace pojištěnce

Část 2 – Adresa trvalého pobytu a doplňující identifikační údaje pojištěnce

Část 4 -Identifikace zaměstnavatele a informace o zaměstnání

Část 7 – Registrace k OSSZ (PSSZ)

Část 8 – Podpisy a razítka

Příloha č. 5 – Číselník států (nejčastěji se vyskytující státy)

Pokud zde konkrétní označení není uvedeno, jsou příslušné číselníky k dispozici na webových stránkách ČSSZ, případně na kterékoli OSSZ.