Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstnance
-
-
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
>Dobrý den,
>prosím personalistky jak to v praxi děláte, co se týká
>ochrany osobních údajů zaměstnanců? U nás je běžné, že
>se při podpisu prac. smlouvy udělá kopie OP, ŘP a
a k čemu to potřebujete?
>někdy i karty zdrav. pojišťovny, při odchodu zaměstnance
>mu kopie předáme nebo skartujeme. Ale teď mě napadá,
>jak třeba za 5 let doložíme údaje o zaměstnanci,
komu a proč byste to dokládali? z osobních materiálů můžete mít archivovánu pr.smlouvu, pak tuším hodně dlouho Mz.list a to stačí,ne?
když už
>u nás nepracuje a nemáme kopie jeho dokladů? Na druhé
>straně je tu otázka, jestli vůbec postupujeme správně
>při pořizování kopií, souhlas máme, ale někdy mají
>zaměstnanci asi i oprávněný strach, že by se údaje mohly
>zneužít. Kopii ŘP
k čemu potřebuje pojišťovna(předpokládám zdravotní) kopii ŘP?
a rodná čísla po nás ale požadují
>pojišťovny,
tak jim ho poskytnete, když to bude nutnbé, ale k tomu nepotřebujete kopii OP, stačí vyplnit v nějakém dotazníku,ne?
takže jak najít nějaký kompromis, abychom
>jako firma byli jištěni, že jsme údaje ověřili? Děkuji -
paja.1 (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Např. kopii ŘP po nás vždy požaduje pojišťovna při hlášení pojistné události - jsme přepravní firma, takže u někoho hlásíme a zasíláme kopii ŘP několikrát do roka. I na školení řidičů musíme uvádět čísla ŘP. A OP využíváme v případě, že je zaměstnanec ženatý, 3 děti a exekuce a my mu na základě údajů z OP nestrháváme exekuční srážky, jak to pak doložit za několik let? -
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
>>Dobrý den,
>>prosím personalistky jak to v praxi děláte, co se
>>týká
>>ochrany osobních údajů zaměstnanců? U nás je běžné,
>>že
>>se při podpisu prac. smlouvy udělá kopie OP, ŘP a
>
>a k čemu to potřebujete?
>
>>někdy i karty zdrav. pojišťovny, při odchodu
>>zaměstnance
>>mu kopie předáme nebo skartujeme. Ale teď mě napadá,
>>jak třeba za 5 let doložíme údaje o zaměstnanci,
>
>komu a proč byste to dokládali? z osobních materiálů
>můžete mít archivovánu pr.smlouvu, pak tuším hodně
>dlouho Mz.list a to stačí,ne?
>když už
>>u nás nepracuje a nemáme kopie jeho dokladů? Na druhé
>>straně je tu otázka, jestli vůbec postupujeme správně
>>při pořizování kopií, souhlas máme, ale někdy mají
>>zaměstnanci asi i oprávněný strach, že by se údaje
>>mohly
>>zneužít.
>
> a rodná čísla po nás ale požadují
>>pojišťovny,
>
Bez souhlasu zaměstnance můžete shromažďovat a zpracovávat jen ty OÚ, které potřebujete k plnění svých zákonných povinností, navíc je můžete používat právě pro stanovené zákonné účely (např. RČ jen pro mzdový list, přihlášky apod.). Číslo OP ani ŘP mezi takové údaje nepatří, navíc platí, že můžete shromažďovat jen ty OÚ, které jsou aktuální = pokud by si zaměstnanec OP vyměnil, byl by problém na druhou.
Máte-li v úmyslu shromažďovat a zpracovávat OÚ nad rámec plnění svých zákonných povinností, je třeba stanovit účel, k němuž tak budete činit, způsob shromažďování a zpracovávání, způsob ochrany a další souvislosti a ve vším tímto zaměstnance prokazatelně seznámit, zaměstnanec pak musí ke shromažďování a zpracovávání udělit souhlas, který musí obsahovat předepsané náležitosti (nestačí 1 věta v PS obsahující souhlas týkající OÚ ke zpracování personální a mzdové agendy - zde se má právě jednat o OÚ jdoucí nad rámec těchto agend).
Mohu potvrdit, že kontroloři OIP obsah osobních spisů kontrolují a tyto kopie jdou na řadu jako první.
Překvapuje mě, že v době, kdy všichni trojčí s GDPR, kladete takový dotaz. -
dann (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
No a teď si představte, že u nás máme spoustu pracovníků, kteří sami ty kopie nosí, protože kolikrát soukromě potřebují nějaký údaj a je pro ně daleko jednodušší zavolat personalistovi, ať se koukne do spisu, eventuelně mu udělá kopii, než dlouho hledat doma. A nechápou, když je jim řečeno, že to do spisu nepatří a zaměstnavatel údaje jen ověří podle dokladu v dotazníku. Pokud nějaký údaj změní, tak na personální přímo sami pošlou kopii - oddacího listu, občanky při změně, řidičáku, prostě všeho, když chceme vyplnit hlášenku změn a jen zkontrolovat na příslušném dokladě, jde to naprosto mimo jejich chápání. -
veronika.ba (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
ď si představte, že u nás máme spoustu
>pracovníků, kteří sami ty kopie nosí, protože kolikrát
>soukromě potřebují nějaký údaj a je pro ně daleko jednodušší
>zavolat personalistovi, ať se koukne do spisu,
>eventuelně mu udělá kopii, než dlouho hledat doma. A
>nechápou, když je jim řečeno, že to do spisu nepatří a
>zaměstnavatel údaje jen ověří podle dokladu v dotazníku.
>Pokud nějaký údaj změní, tak na personální přímo sami
>pošlou kopii - oddacího listu, občanky při změně,
>řidičáku, prostě všeho, když chceme vyplnit hlášenku změn a
>jen zkontrolovat na příslušném dokladě, jde to naprosto
>mimo jejich chápání.
Praxe je naprosto jinde....také dělám kopie všeho, proč to mám nechávat přepisovat do dotazníku s možností chyby, když kopie je rychlejší a přesná? Např. kartička ZP - kolikrát tu mají zaměstnanci starou a dávno jsou u jiné pojišťovny, proto ji vždy okopíruji a před přihlášením si podle čísla zkontroluji on-line, zda jsou u té pojišťovny opravdu pojištěni (nedovedu si představit, že bych u každého toto číslo přepisovala do datazníku... -
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
>>mimo jejich chápání.
>
>Praxe je naprosto jinde.
to je právě podstata věci a když ta praxe je nejmíň dvacetiletá, tak přes to nejede vlak; prý budou rušit sbírku zákonů komplet, protože jsou zbytečné;
...také dělám kopie všeho,
>proč to mám nechávat přepisovat do dotazníku s možností
>chyby, když kopie je rychlejší a přesná? Např. kartička
>ZP - kolikrát tu mají zaměstnanci starou a dávno jsou
>u jiné pojišťovny, proto ji vždy okopíruji a před
>přihlášením si podle čísla zkontroluji on-line, zda jsou u
>té pojišťovny opravdu pojištěni (nedovedu si
>představit, že bych u každého toto číslo přepisovala do
>datazníku... -
all (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
To určitě ne, ale mzdová i personalista musí vybruslit mezi zákony, vyhláškami a nařízeními svých nadřízených. Protože jinak si ty zákony může dodržovat pouze sama doma, protože zaměstnavatel s ní rychle vyběhne. Takže nejde o praxi jako takovou, ale o to, aby si při co nejmenším pochybení zachovala své pracovní místo. Je zřejmé, že jako právník jste si sám svým pánem, takže jak se rozhodnete tak uděláte, ale zaměstnanec může upozorňovat, dokládat zákony atd., když nadřízeného moc prudí, může vzít jed na to, že ten si najde způsob, jak ho vyměnit za poslušnějšího zaměstnance. Bohužel, tohle je má vlastní mnohaletá zkušenost. -
all (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Neberu to jako dogma, ale každý rok navštívím cca 4 školení, kde se setkám s cca 30-50 kolegy v daném oboru. Dělám tuhle práci cca 25 let. Za celou dobu (to víte, že o přestávkách, ale i během školení všichni říkají své zkušenosti) jsem se setkala s JEDNOU jedinou paní, která řekla, že ano, zaměstnavatel je sice rád, že ho na to upozorní a ať to dělá jak chce, jen ať u kontroly nejsou problémy. Takže nevím, zřejmě jiný kraj - jiný mrav. -
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Příklad z praxe: mám založené kopie RL dětí a oddacích listů. Potřebuji to kvůli zvýhodnění na děti a kvůli slevě na manželku při RZD. Když kopie nebudu mít založené, ale pouze napsáno, že jsem si RL a oddací list ověřila, tak stejně je kontrola z FÚ bude chtít vidět. I když uhádám, že mi nedoložení těchto dokladů nemůžou dát do zápisu, tak stejně FÚ bude trvat na předložení. A hádejte, kdo to by všechny ty doklady pro jejich nahlédnutí sháněl. A spousta těch zaměstnanců už ve firmě v době kontroly pracovat nebude. Tak Pájo, napište prosím, jak byste postupoval, být tou mzdovkou. -
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
vidím, že osobní zkušenosti nade vše, tak si klidně kopírujte a zakládejte vše, co se vám dostane do ruky, mě je to v podstatě fuk, jen se chtěl přispět do mlýna, ale vidím, že zbytečně. Zákon o ochraně+ osob. údajů stanoví pravidla, práva a povinnosti a jak se kdo s nimi vypořádá, závisí jen na něm. -
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Mzdovky nemusí trvat na zakládání kopií RL a oddacích listů. Trvá na nich FÚ. Mám jim při kontrole omlátit o hlavu Zákon o ochraně osobních údajů? A říct jim, že pokud si je chtějí ověřit, ať si je honí? A pak se zaměstnavatel neochotné mzdovky zbaví. A ta si pak může zaplatit právníka. Anebo při ní bude zaměstnavatel stát a pak si může zaplatit při sporu s FÚ právníka on. Dobrý.
Získání osobní zkušenosti a na vlastní kůži poznat praktický "provoz" by měl každý, kdo se chce k problému vyjadřovat. -
alen1 (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Takže nejde o praxi jako takovou, ale o to, aby si při co
nejmenším pochybení zachovala své pracovní místo. Je
zřejmé, že jako právník jste si sám svým pánem, takže jak
>>>>se rozhodnete tak uděláte, ale zaměstnanec může upozorňovat, dokládat zákony atd., když nadřízeného moc
>>>>prudí, může vzít jed na to, že ten si najde způsob, jak ho
>>>>vyměnit za poslušnějšího zaměstnance. Bohužel, tohle je má vlastní mnohaletá zkušenost.
Příklad z praxe: mám založené kopie RL dětí a oddacích listů. Potřebuji to kvůli zvýhodnění na děti a kvůli slevě na manželku při RZD. Když kopie nebudu mít založené, ale pouze napsáno, že jsem si RL a oddací list ověřila, tak stejně je kontrola z FÚ bude chtít vidět.
I když uhádám, že mi nedoložení těchto dokladů nemůžou dát do zápisu, tak stejně FÚ bude trvat na předložení.
>>>A hádejte, kdo to by všechny ty doklady pro jejich
>>>nahlédnutí sháněl. Tak Pájo, napište
>>>prosím, jak byste postupoval, být tou mzdovkou.
>>
>>vidím, že osobní zkušenosti nade vše, tak si klidně
>>kopírujte a zakládejte vše, co se vám dostane do
>>ruky,
>>mě je to v podstatě fuk, jen se chtěl přispět do
>>mlýna,
>>ale vidím, že zbytečně. Zákon o ochraně+ osob. údajů
>>stanoví pravidla, práva a povinnosti a jak se kdo s
>>nimi vypořádá, závisí jen na něm.
>Mzdovky nemusí trvat na zakládání kopií RL a oddacích
>listů. Trvá na nich FÚ. Mám jim při kontrole omlátit o
>hlavu Zákon o ochraně osobních údajů? A říct jim, že
>pokud si je chtějí ověřit, ať si je honí? A pak se
>zaměstnavatel neochotné mzdovky zbaví. A ta si pak může
>zaplatit právníka. Anebo při ní bude zaměstnavatel stát
>a pak si může zaplatit při sporu s FÚ právníka on.
>Dobrý.
>Získání osobní zkušenosti a na vlastní kůži poznat
>praktický "provoz" by měl každý, kdo se chce k problému
>vyjadřovat.
Zaměstnavatel bude také v budoucnu volit- zda dostane pokutu pro nedodržování GDPR nebo se nařízení podřídí a uzpůsobí tomu svoje procesy.
https://www.gdpr.cz/gdpr/sankce/ -
Lenka S. (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Troufám si říct, že zaměstnavatel neví ani žádném GDPR ve většině případů.
A co takhle: souhlasím s kopii a výčet všeho možného co je potřeba k danému podnikání... ?
Jak se jmenuje úřad, který to kontroluje?
Za nedodržení exekucí a jejich výpočtů ... to je jak paní Columbová, nikdo jí nikdy ještě neviděl. Tím chci říct, že vedu v patrnost exekuce už přes 10 let a stále nikdo nám nezaťukal na dveře. -
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
A jak to dopadlo?
Mimochodem - je to byrokracie, zajišťování oprávnění uchovávat kopie dokladů je jen tahání peněz z firem. Zaměstnavatel ty doklady nepotřebuje zakládat, ale úřady je vyžadují. Co s tím? Jestliže zákon o daních z příjmů říká, že nárok na různé slevy musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat, tak by měl také říct, že FÚ musí akceptovat zápis zaměstnavatele (potažmo účetní), že byl doklad předložen a nárok potvrzen. Nejde jen o rodná čísla (která zaměstnanec uvést musí), ale i o doložení dalších skutečností. Např. pokud nejsou rodiče manželé, je třeba ověřit, zda otcem je skutečně ten zaměstnanec, který zvýhodnění požaduje. Ať si stát udělá pořádek na svých úřadech, aby kontrolní pracovníci nebuzerovali zaměstnavatele (mzdové účetní). -
Lenka S. (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Úřednice byla navýsost spokojená. Založila si to do svých desek a odešla. Teď se v našem okrese řeší každý rok daňové bonusy.
U jiné firmy jsem byla pedant až takový, že jsem přišla na daňový únik. Ale jenom proto, že jsem chtěla kopii čehosi. A teď si představce, že bych ji nepožadovala, tak bych na to nepřišla a jak paní finanční úřadová řekla: "Pokud má mzdová účetní vše řádně doložené, tak se problém přesouvá na poplatníka." A to podotýkám zákon GDPR platil.
Co s tím? Nevím kdo by mě přišel kontrolovat, ale já mám nyní spíše strach z úřadů jako finanční úřad, sociálka a zdravotní. S nimi chci být za dobře a ne se ohánět čerstvým zákonem versus s paní, která má minimálně na úřadě 20 let praxe :-D -
Pavel Jirsa (neregistrovaný)
GDPR a ePrivacy
Dovolím si terminologické upozornění.
Nařízení GDPR, stejně jako Nařízení ePrivacy, jsou přímo účinná na území členských států EU od 25.5.2018 a vůbec nemusí projít Sbírkou zákonů. Takže kdo je očekává ve Sb.z. se jich nemusí vůbec dočkat.
Vzhledem k možným sankcím je vhodné si Nařízení alespoň přečíst.
Hezký den! -
mirka..p (neregistrovaný)
Re: Kopie OP, ŘP v osobním spise zaměstn
Já se přiznám..... u těch pár zaměstnanců, které mají moji klienti, kopie nezakládám, ověřím a vracím zaměstnancům. Pravda, měla jsem na závislou činnost z FÚ kontrolu jen 2x, ale prošlo to. Nechci tím říci, že to žádný FÚ nechce, určitě ano, spíš chci říci, že je tady stran kontrolních orgánů hrozný maglajz a vykonávat práci účetní je skutečné psycho.... a to říkám i když tu práci mám ráda.
-
- Odhlášení DPČ 23.12.2025 (průměr?) Poslední názor: 30.12.
- Pracující starobní důchodce Poslední názor: 30.12.
- Mezinárodní ochranná známka Poslední názor: 26.12.
- Faktury ze 3. země Poslední názor: 26.12.
- Přenesená DP - montáž a seřízení zavírače Poslední názor: 26.12.
- Jak vyplatit úrok společníkovi SRO Poslední názor: 26.12.
- Uplatnění paušálních výdajů na dopravu u pronajímaného vozidla Poslední názor: 26.12.
- Přeprava popílku režim PDP Poslední názor: 23.12.
- Sleva na dani prarodič Poslední názor: 22.12.
- Prohlášení poplatníka na rok 2026 Poslední názor: 22.12.
- DPH při nákupu z Německa Poslední názor: 22.12.
- DPH a pokladní doklad Poslední názor: 21.12.
- Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele - doklad o dosaženém vzdělání Poslední názor: 20.12.
- Zaměstnanec ve zk. době, nemoc a ukončení PP ve zk. době Poslední názor: 19.12.
Mohlo by vás zajímat
-
Nová sleva na sociálním pojistném v roce 2026
-
Konec roku rozhoduje: Špatně načasovaná platba daně či pojistného vyjde draho
-
Více než 1100 korun za to, že vám dají důchod. Přitom nemusíte platit nic
-
Od sedel po originální brýle. Přinášíme 10 zajímavých příběhů podnikatelů za rok 2025
-
Velký manuál k paušální dani OSVČ pro rok 2026
-
Výpočet důchodu se v roce 2026 změní
10. 8. 2017 15:37
Dobrý den,
prosím personalistky jak to v praxi děláte, co se týká ochrany osobních údajů zaměstnanců? U nás je běžné, že se při podpisu prac. smlouvy udělá kopie OP, ŘP a někdy i karty zdrav. pojišťovny, při odchodu zaměstnance mu kopie předáme nebo skartujeme. Ale teď mě napadá, jak třeba za 5 let doložíme údaje o zaměstnanci, když už u nás nepracuje a nemáme kopie jeho dokladů? Na druhé straně je tu otázka, jestli vůbec postupujeme správně při pořizování kopií, souhlas máme, ale někdy mají zaměstnanci asi i oprávněný strach, že by se údaje mohly zneužít. Kopii ŘP a rodná čísla po nás ale požadují pojišťovny, takže jak najít nějaký kompromis, abychom jako firma byli jištěni, že jsme údaje ověřili? Děkuji