Hlavní navigace

OTUspořádání dokumentů v os. složce zamě

  • (neregistrovaný) 46.33.102.---

    21. 9. 2018 6:24

    Dobrý den, mohl by mi prosím někdo z personalistek nebo mzdových účetní napsat jak máte řazené spisy - dokumenty v osobní složce zaměstnance? Zajímá mě i proč to tak máte i nějaké vychytávky? Zda je máte třeba i v euro obalech či nikoliv nebo jen sepnuté do spony? Např. že to máte ve složce řazené chronologicky, protože se v tom dobře hledá a tak. Děkuji Vám moc za Vaše poznatky a vychytávky. Zda tam máte i lékařské prohlídky a nebo je máte samostatně?

    • Dotaz je starý, nové názory již nelze přidávat.
    • 21. 9. 2018 6:34

      jasná. (neregistrovaný) 91.139.11.---

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      Euro obaly nerada používám, jsou hladké, kloužou....Osobní složku mám v pevných papírových složkách, jednotlivé listy čísluji podle pořadí, jak se zakládají, zvlášť mám číselný seznam pro rychlejší orientaci. Jelikož jsem mzdová i personalistka v jednom, mám ve složkách založeno vše potřebné (smlouvy, preventivky, školení, různá napomenutí, dočasná převedení, mzdové výměry, úpravy pracovní doby, dohody o změně....) mimo prohlášení poplatníka daně.

    • 21. 9. 2018 8:08

      JaK (neregistrovaný) 31.30.5.---

      Re: OT-dokumenty po ukončení PP
      Dobrý den, mohu se přidat s dotazem, které z těchto dokumentů uchováváte po skončení PP. Např. zaměstnanci, kteří u nás byli více než 10 let mají pěknou kupku výměrů, potvrzení oškolení, dokladů od preventiv. prohlídek. Musí se uchovávat všechny?
      Děkuji moc za konzultaci a přeji pěkný den.

    • 21. 9. 2018 8:27

      PP (neregistrovaný) 46.33.102.---

      Re: OT-dokumenty po ukončení PP
      Včera jsem byla na školení - archivace, vřele doporučuji. Na každý dokument se vztahuje jiná doba archivace. Zatím jsem si vypsala jen ty co jsem potřebovala. Nemám doladěno a odkontrolováno viz níže, pan lektor doporučoval uchování osobní složky 50 let i mzdové listy. A ze své zkušenosti jsem také pro. Není tomu dávno co jsem hledala aspoň smlouvu od jedné paní z roku 1978 u které ji chyběli doby na OSSZ. Jinak pod archivací, když zadáte dotaz toho najdete, také spoustu tady v diskuzi.

    • 21. 9. 2018 8:29

      PP (neregistrovaný) 46.33.102.---

      Re: OT-dokumenty po ukončení PP
      >>>>Dobrý den, mohl by mi prosím někdo z personalistek
      >>>>nebo mzdových účetní napsat jak máte řazené spisy -
      >>>>dokumenty v osobní složce zaměstnance? Zajímá mě i
      >>>>proč to
      >>>>tak máte i nějaké vychytávky? Zda je máte třeba i v
      >>>>euro obalech či nikoliv nebo jen sepnuté do spony?
      >>>>Např. že to máte ve složce řazené chronologicky,
      >>>>protože
      >>>>se v tom dobře hledá a tak. Děkuji Vám moc za Vaše
      >>>>poznatky a vychytávky. Zda tam máte i lékařské
      >>>>prohlídky a
      >>>>nebo je máte samostatně?
      >>>
      >>>Euro obaly nerada používám, jsou hladké,
      >>>kloužou....Osobní složku mám v pevných papírových
      >>>složkách,
      >>>jednotlivé listy čísluji podle pořadí, jak se
      >>>zakládají,
      >>>zvlášť mám číselný seznam pro rychlejší orientaci.
      >>>Jelikož
      >>>jsem mzdová i personalistka v jednom, mám ve složkách
      >>>založeno vše potřebné (smlouvy, preventivky, školení,
      >>>různá napomenutí, dočasná převedení, mzdové výměry,
      >>>úpravy pracovní doby, dohody o změně....) mimo
      >>>prohlášení poplatníka daně.
      >>
      >>Dobrý den, mohu se přidat s dotazem, které z těchto
      >>dokumentů uchováváte po skončení PP. Např.
      >>zaměstnanci,
      >>kteří u nás byli více než 10 let mají pěknou kupku
      >>výměrů, potvrzení oškolení, dokladů od preventiv.
      >>prohlídek. Musí se uchovávat všechny?
      >>Děkuji moc za konzultaci a přeji pěkný den.
      >
      >Včera jsem byla na školení - archivace, vřele
      >doporučuji. Na každý dokument se vztahuje jiná doba archivace.
      >Zatím jsem si vypsala jen ty co jsem potřebovala.
      >Nemám doladěno a odkontrolováno viz níže, pan lektor
      >doporučoval uchování osobní složky 50 let i mzdové listy. A
      >ze své zkušenosti jsem také pro. Není tomu dávno co
      >jsem hledala aspoň smlouvu od jedné paní z roku 1978 u
      >které ji chyběli doby na OSSZ. Jinak pod archivací,
      >když zadáte dotaz toho najdete, také spoustu tady v
      >diskuzi.
      >

    • 21. 9. 2018 8:32

      PP (neregistrovaný) 46.33.102.---

      Re: OT-dokumenty po ukončení PP
      evidence docházky ( denní, týdenní měsíční) S3
      Evidence práce neschopných pro nemoc a úraz S3
      dávky nemocenského pojištění ( likvidace, zúčtování ) 10 let S10
      dovolenky s1
      hlášení o pracovních úrazech - lehkých S10
      protokoly o výkonu dozoru - inspekce bez. Práce S5
      Ochranné pomůcky evidenční karty , vydejní a likvidační listy S5
      Periodické kontroly S 5
      Cestovní příkazy S5
      daňová přiznání řádná, dodatečná a opravná: k dani z příjmů fy. Osob S10
      vyúčtování daní z příjmů vybírané srážkou S10
      deponované mzdy s5
      doklady o výplatě mezd, platů, a premii s5
      Mzdové listy od roku 1945 S45
      náborové příspěvky S5
      podpisové listiny S5
      premie, premiové listy S5
      Srážky ze mzdy s3
      zálohy na mzdu s3
      hlášení změn platů a zařazení s5
      školení BOZP o vykonané zkoušce ze znalosti pravidel BOZP s5
      Exekuce po zaplacení s10

    • 21. 9. 2018 8:38

      Pavel Jirsa (neregistrovaný) 83.208.106.---

      Re: OT-dokumenty a GDPR
      pp,

      něco uchovávat 50 let můžete jen se souhlasem subjektu údajů. Pan lektor neuvedl povinnosti podle GDPR?

      Hezký den!

    • 21. 9. 2018 8:42

      jasná. (neregistrovaný) 91.139.11.---

      Re: OT-dokumenty po ukončení PP
      Uchovávat osobní služky 50 let? Tak s tím rozhodně nesouhlasím. Pan lektor by měl vrátit peníze za školení.

    • 21. 9. 2018 12:17

      PP (neregistrovaný) 46.33.102.---

      Re: OT-dokumenty po ukončení PP
      >>>>>nebo mzdových účetní napsat jak máte řazené spisy -
      >>>>>dokumenty v osobní složce zaměstnance? Zajímá mě i
      >>>>>proč to
      >>>>>tak máte i nějaké vychytávky? Zda je máte třeba i v
      >>>>>euro obalech či nikoliv nebo jen sepnuté do spony?
      >>>>>Např. že to máte ve složce řazené chronologicky,
      >>>>>protože
      >>>>>se v tom dobře hledá a tak. Děkuji Vám moc za Vaše
      >>>>>poznatky a vychytávky. Zda tam máte i lékařské
      >>>>>prohlídky a
      >>>>>nebo je máte samostatně?
      >>>>

      >>>Dobrý den, mohu se přidat s dotazem, které z těchto
      >>>dokumentů uchováváte po skončení PP. Např.
      >>>zaměstnanci,
      >>>kteří u nás byli více než 10 let mají pěknou kupku
      >>>výměrů, potvrzení oškolení, dokladů od preventiv.
      >>>prohlídek. Musí se uchovávat všechny?
      >>>Děkuji moc za konzultaci a přeji pěkný den.
      >>
      >>Včera jsem byla na školení - archivace, vřele
      >>doporučuji. Na každý dokument se vztahuje jiná doba
      >>archivace.
      >>Zatím jsem si vypsala jen ty co jsem potřebovala.
      >>Nemám doladěno a odkontrolováno viz níže, pan lektor
      >>doporučoval uchování osobní složky 50 let i mzdové
      >>listy. A
      >>ze své zkušenosti jsem také pro. Není tomu dávno co
      >>jsem hledala aspoň smlouvu od jedné paní z roku 1978
      >>u
      >>které ji chyběli doby na OSSZ. Jinak pod archivací,
      >>když zadáte dotaz toho najdete, také spoustu tady v
      >>diskuzi.
      >>
      >Uchovávat osobní služky 50 let? Tak s tím rozhodně
      >nesouhlasím. Pan lektor by měl vrátit peníze za školení.

      Je to letitý pracovník zemského archivu v Brně, tak nevím nevím.

    • 21. 9. 2018 12:44

      Pavel Jirsa (neregistrovaný) 83.208.106.---

      Re: OT-dokumenty a GDPR
      pp,

      skutečně bez souhlasu subjektu údajů se k 50 letům archivace nedostanete.

      Skutečnost, že je lektor letitý pracovník neznamená, že o problematice něco ví ve světle současných předpisů.

      Hezký den!

    • 21. 9. 2018 12:58

      xy5

      Re: OT-dokumenty a GDPR
      ptže už dnes je nedostatečně dlouhá doba archivace, je dobře, když si každý člověk v průběhu života několikrát zažádá o informativní osobní list důchod. pojištění . Jen tak má jistotu, že bude mít všechny podklady pro výpočet důchodu v pořádku. Pokud to neudělá, je možné, že bude mít velké problémy s dokladováním odpracovaných roků. Někteří lidé mají problémy zdokladovat dobu z dob po revoluci, kdy hodně zam-telů (dnes již dávno zlikvidovaných) neposílalo ELDP a pak když se zasílaly hromadně ELDZ, ELDP po stovkách, někde tisících, když už se nenechávaly ve firmách, ale musely se odeslat na OSSZ /ČSSZ/. Při tak velkém množství mohlo dojít k nějaké ztrátě. Pamětníci/ce si možná vzpomenou na tu dobu, kdy se tyto evidenčáky ze mzdovek lifrovaly pryč (bylo to v několika etapách).

    • 21. 9. 2018 8:28

      dag123 (neregistrovaný) 46.227.10.---

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      Dobrý den, a Prohlášení uchováváte jak? Máte zvlášť složky po jednotlivých rocích? S tím zase bojuji já...potvrzení ze školy o studiu uplatňovaných dětí nebo jiná prohlášení a potvrzení od zam. druhého z popl. dáváte do složky zam. nebo k prohlášení? Děkuji.

    • 21. 9. 2018 8:37

      xy5

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      Různá potvrzení vztahujících se k dani mám v daň. prohl. u jednotlivých zam-ců. Je to tak přehlednější, vše hned po ruce. Jenže to může mít mzdová, která si zajišťuje podpisy na prohlášení od zam-ců sama. Pokud bych měla dávat z ruky (na začátku roku k podpisu), pak bych měla velký problém, aby se něco ze složky neztratilo. Jinak staré daň. prohl., které již prošly kontrolou, jsou v archivu firmy (zdokladované, aby bylo dobře dohledatelné, na kterém místě). Jinak, jak se prodlužuje věk odchodu do důchodu, je pravděpodobné, že 50letá doba archivace možná v budoucnu nebude stačit.

    • 21. 9. 2018 8:38

      PP (neregistrovaný) 46.33.102.---

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      Mám je zvlášť v šanonu podle abecedy a každý zaměstnanec jeden euroobal. A pak ty staré jednou za rok přeberu a ty staré co by mi finanční úřad již nebude kontroloval zakládám i s potvrzením do samostatného šanonu i s potvrzením ze školy. Vše mám u prohlášení. Když pak dělám roční zúčtování listuji rychle v šanonech a pak i samotné zpracování je lepší. Mám cca 250 lidí.

    • 21. 9. 2018 8:48

      xy5

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      >>>>Dobrý den, mohl by mi prosím někdo z personalistek
      >>>>nebo mzdových účetní napsat jak máte řazené spisy -
      >>>>dokumenty v osobní složce zaměstnance? Zajímá mě i
      >>>>proč to
      >>>>tak máte i nějaké vychytávky? Zda je máte třeba i v
      >>>>euro obalech či nikoliv nebo jen sepnuté do spony?
      >>>>Např. že to máte ve složce řazené chronologicky,
      >>>>protože
      >>>>se v tom dobře hledá a tak. Děkuji Vám moc za Vaše
      >>>>poznatky a vychytávky. Zda tam máte i lékařské
      >>>>prohlídky a
      >>>>nebo je máte samostatně?
      >>>

      >>
      >>Dobrý den, a Prohlášení uchováváte jak? Máte zvlášť
      >>složky po jednotlivých rocích? S tím zase bojuji
      >>já...potvrzení ze školy o studiu uplatňovaných dětí
      >>nebo jiná
      >>prohlášení a potvrzení od zam. druhého z popl. dáváte
      >>do složky zam. nebo k prohlášení? Děkuji.
      >
      >Mám je zvlášť v šanonu podle abecedy a každý
      >zaměstnanec jeden euroobal. A pak ty staré jednou za rok
      >přeberu a ty staré co by mi finanční úřad již nebude
      >kontroloval zakládám i s potvrzením do samostatného šanonu i
      >s potvrzením ze školy. Vše mám u prohlášení. Když pak
      >dělám roční zúčtování listuji rychle v šanonech a pak
      >i samotné zpracování je lepší. Mám cca 250 lidí.
      >
      Každý si musí najít svůj způsob zakládání, aby to bylo pro něho přehledné a lehce dohledatelné a hlavně, aby se žádný důležitý doklad, podklad neztratil.. Mně vyhovují šanony. Někomu vyhovuje řazení dle příjmení (hlavně u žen se může měnit - proto nepoužívám), někomu dle osobních čísel (používám). Také záleží, pro jaký počet zam-ců se zpracovává (někdo má jednu firmu bez poboček, někdo má dělené dle poboček apod.).

    • 21. 9. 2018 8:40

      jasná. (neregistrovaný) 91.139.11.---

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      o vše se stahuje k výpočtu daně, takže zakládám do prohlášení. Prohlášení aktuálního roku mám seřazeny v pořadači podle abecedy, prohlášení předešlých let mám zvlášť opět podle abecedy, aby byly všechna prohlášení daného zaměstnance pohromadě.

    • 21. 9. 2018 8:51

      xy5

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      v archivu je založené v arch. krabicích dle os. čísla, ale je u toho vyjetý seznam dle abecedy a u toho je os. číslo, takže dobře dohledatelné

    • 21. 9. 2018 12:09

      PP (neregistrovaný) 46.33.102.---

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      Děkuji za info a ještě prosím jeden dotázek? Máte ve spisu nějaké emaily? Má vedoucí mi dnes řekla, že emaily nechce ani vidět. Takže nechápu jak budu některé věci dokazovat.

    • 21. 9. 2018 12:23

      PP (neregistrovaný) 46.33.102.---

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      >>>>Dobrý den, mohl by mi prosím někdo z personalistek
      >>>>nebo mzdových účetní napsat jak máte řazené spisy -
      >>>>dokumenty v osobní složce zaměstnance? Zajímá mě i
      >>>>proč to
      >>>>tak máte i nějaké vychytávky? Zda je máte třeba i v
      >>>>euro obalech či nikoliv nebo jen sepnuté do spony?
      >>>>Např. že to máte ve složce řazené chronologicky,
      >>>>protože
      >>>>se v tom dobře hledá a tak. Děkuji Vám moc za Vaše
      >>>>poznatky a vychytávky. Zda tam máte i lékařské
      >>>>prohlídky a
      >>>>nebo je máte samostatně?
      >>>

      >>
      >>Děkuji za info a ještě prosím jeden dotázek? Máte ve
      >>spisu nějaké emaily? Má vedoucí mi dnes řekla, že
      >>emaily nechce ani vidět. Takže nechápu jak budu
      >>některé >>věci dokazovat. Například ohledně příkazu jiného manažera, že mám od nějakého data dodaňovat zaměstnanci auto.
      Email - komunikaci se zaměstnancem např. po skončení kam mám zaslat tiskopisy. Pokud se mi vše vrací zpět z adresy, kterou před tím uvedl a už není aktuální a já ho pak kontaktuji na emailu k upřesnění.
      >
      >Nerozumím, jaké maily myslíte?

    • 21. 9. 2018 12:26

      xy5

      Re: OTUspořádání dokumentů v os. složce
      maily pro komunikaci se zam-ci v tomto případě nepoužíváme

Upozorníme vás na články, které by vám neměly uniknout (maximálně 2x týdně).