Spisová a archivní služba

• janka (neregistrovaný)

  9. 11. 2006 11:17

  Dobrý den, prosím mám dotaz
  jsme menší firma, ale máme už tady kopu šanonů, které máme uložené ve spisovně.
  Skartační řízení se musí dělat každý rok?
  jsem z toho zmatená,
  archiválie se musí ukládat do archivu?
  archiv není spisovna?

• • Dotaz je starý, nové názory již nelze přidávat.

  Nahlásit moderátorům jako SPAM

  
  

  • 9. 11. 2006 12:06

    refi (neregistrovaný)

    Re: spisová a archivní služba
    Archiv není spisovna. Správně jste napsala, že máte u vás spisovnu. Podle skartačního řádu, který musíte mít vypracován, označíte jednotlivé šanony, případně i jednotlivé dokumenty v nich, jejich dobou skartace či archivování. Skartujeme jedenkrát za rok ty materiály, jejichž doba skartace je naplněna. Nikde není řečeno, že u vás něco nemůže ležet déle, než je jeho skartační doba. Nesmí se ale nic skartovat dříve. Archiv bude nejspíše v nejbližším okresním či krajském městě, kde si můžete zařídit trvalé skartační povolení. Materiály určené k archivaci (tedy k odeslání do "města"), mějte uloženy zvlášť.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 9. 11. 2006 12:19

    romca (neregistrovaný)

    Re: spisová a archivní služba
    děkuji za odpověd, jen se chci zeptat tedy kde mám mít uložený ty Ačka?
    můžu taky v te spisovně ale odděleně?

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 9. 11. 2006 12:21

    janka (neregistrovaný)

    Re: spisová a archivní služba
    to byla má otázka, jen ji psala kolegyně můžete mi odpovědět?
    děkuji

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor
    
    

  • 9. 11. 2006 12:26

    refi (neregistrovaný)

    Re: spisová a archivní služba
    Áčka máme ve spisovně, navíc se jejich doba novým zákonem o archivní a spisové službě měnila, takže jsme museli u těch, které ještě u nás ležely, jejich doby přepsat (kupříkladu z 10 na 45 let !!!).
    Přeji hodně štěstí při této neoceněné a prašné práci :)

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 9. 11. 2006 13:14

    janka (neregistrovaný)

    Re: spisová a archivní služba
    Děkuji Vám moc za odpověd
    jen mám ještě jednu otázku.
    co se týče číslovaní:
    př. šanon obsahuje
    Skartační znak, rok vyřízení, název písemností a nějaké číslování ? třeba od 1,2,3,.....?
    nebo se to vůbeč nečísluje?
    a u těch archivních věcí, kbyby se to teda číslovalo , bych musela použít jiné číslování?
    děkuji za odpovědi

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 9. 11. 2006 14:27

    refi (neregistrovaný)

    Re: spisová a archivní služba
    máme na to vyrobené razítko, které dávám na hřbet šanonu. obsahuje:
    - skartační znak, např. S 10
    - název obsahu s datem vytvoření posledního dokumentu, většinou ovšem stačí rok, protože ukládáme po kalendářních letech, event. školních rocích
    - pokud se jeden tématický okruh nevlezl do jednoho šanonu, potom čísluji, např. 1,2,3 (třeba šanony s fakturama za rok 2005)
    
    stejně tak u dokumentů k archivaci, kde se ovšem liší pouze skartační znak
    
    obecně platí to, že pokud dodržíte výše uvedené, co je dáno zákonem, můžete si pro sebe používat ještě další značky pro lepší orientaci - to už je jen na vás :)

    •   Zobrazit celé vlákno