Prosím, kdo má účetnictví v elektronické podobě?

• Alverita (neregistrovaný)

  4. 11. 2021 9:13

  Dobrý den, prosím, kdo máte účetnictví v elektr. podobě, tj. všechny doklady včetně prvotních v bezpapírové podobě, ale v dokumentech pdf., můžete mi nějak blbuvzdorně vysvětlit, co vše je k tomu potřeba, jak to chodí v praxi a jak se k tomu staví FÚ při kontrolách, zda z jejich strany nejsou problémy? Stále se s tím nemůžu srovnat, že bych takto měla pracovat. Všechny prvotní doklady tisknu, když přijdou mailem. Nevím, zda by
  stačilo jen stáhnout z mailu a není potřeba nějaký elektronický podpis. A co potom s fakturami, které dojdou poštou? Naskenovat a co s listinným dokladem, archívovat nebo ne? Děkuji.

• • Dotaz je starý, nové názory již nelze přidávat.

  Nahlásit moderátorům jako SPAM

  
  

  • 4. 11. 2021 9:25

    xy (neregistrovaný)

    čemu jste nerozuměla u odpovědí na váš minulý dotaz na toto téma?
    https://businesscenter.podnikatel.cz/diskuse/1632839/

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 4. 11. 2021 9:48

    Alverita (neregistrovaný)

    Takže co mi přijde poštou, to naskenuju a papírový doklad založím. Není mi jasné, zda stačí jen doklad v pdf. z mailové schránky nebo jestli se musí k tomu ještě něco dokládat, např. zdokladovat, že přišlo mailem (a jak?) anebo mít od dodavatele podepsané elektronickým podpisem nebo mým elektronickým podpisem? A jak je to u dokladů z DS?
    Jestli tomu dobře rozumím, zjednodušeně tedy, přidám každou fakturu v pdf. k účetnímu záznamu, to co přijde jako papír, to naskenuju a taky přidám k záznamu. Je to OK, ničím dalším se nemusím zabývat? A když přijde kontrola, tak jí vytisknu, co bude požadovat?
    Děkuji za vysvětlení.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 4. 11. 2021 10:00

    katka2 (neregistrovaný)

    Tím, že doklad z meilu vytisknete, ničemu nepomůžete. Já originály paragonů (papírová A4 faktura už mi hoooodně dlouho nepřišla) silážuju v bedýnkách, pro jistotu.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor
    
    

  • 4. 11. 2021 10:21

    Alverita (neregistrovaný)

    Ano, to je mi jasné, pokud se rozhodnu pro podobu úč.dokladů v elektronické podobě, tak právě přece už nic tisknout nebudu. Naopak skenovat papírové např. paragony.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 4. 11. 2021 10:22

    Mirek22 (neregistrovaný)

    faktury nám chodí emailem - natiskneme, zaúčtujeme a potvrdíme přijetí
    a máme složku /firem/, kde je odsouhlaseno,
    že doklady jsou zasílány el. podobě.
    Služby pošty asi nevyužívá více podnikatelů, protože, abyste měli doklad o zaslání - musíte zaslat doporučeně nebo s dodejkou a to se nevyplatí - při těch cenách vyjde levnějí
    "dovést osobně"

    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 4. 11. 2021 13:08

    stana1 (neregistrovaný)

    Prvotní doklady dostáváte jak v elektronické, tak i v papírové podobě. Kontroly FÚ probíhají obvykle pouze tři roky zpětně a to v termínu pro podání řádného daňového tvrzení. Málo kdy a to pouze ve vymezených důvodech, to může být i 10 let zpět. Toto řeší daňový řád. Doložíte-li vše v čitelném formátu např. pdf, tak by pro FÚ neměl nastat problém. Co se týká archivace (skartace) tam to řeší archivační zákon, zákon o účetnictví, zákon o DPH, spotřební dani atd. Pro účetnictví a daně ukládáte od 5 až 10 let a mzdové agendy 30 let. U nás jedeme elektronicky již mnoho let - většinu prvotních dokladům dostáváme elektronicky a sami odesíláme pouze elektronicky. Těch pár papírových dokladů, obvykle nějaké doklady z pokladen, scenujeme. Papírové doklady nevyhazujeme, ukládáme podle období do archivní krabice a následně, podle naší archivní směrnice, skartujeme. Každý měsíc - uzávěrka účetnictví včetně prvotních dokladů, hlavní knihy atd vše elektronicky. je archivováno na třech oddělených úložištích. Vše je jen otázkou zvyku a také toho, kolik máte prvotních dokladů pouze v papírové podobě

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 4. 11. 2021 13:26

    Alverita (neregistrovaný)

    stana1:
    Děkuji za vyčerpávající odpověď, zkusím do toho jít.
    Je mi jasné, že je důležité mít zabezpečenou elektronickou archivaci.
    Archivujete tedy mimo účetní program?
    Je opravdu nutné mít pro své dodavatele náš souhlas s elektronickou fakturací, abychom mohli přijímat doklady v elektronické podobě nebo na tom až tak nezáleží? Nevím totiž jestli to dohledám u všech našich dodavatelů, a taky možná někteří posílají i bez souhlasu.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 4. 11. 2021 13:45

    stana1 (neregistrovaný)

    Po účetní uzávěrce z ERP systému vygenerujeme v pdf formátu všechny potřebné klasické výstupy (hl.kniha, úč.deník, výsledovka rozvaha knihy faktur saldo bankovní účty DPH atd.) + ty prvotní doklady a archivujeme do úložišť.
    Pakliže fakturaci obdržíte či zasíláte emailem přímo na adresu firmy či pomocí datovek, tak to nemusíte řešit. Jestli dostáváte či odesíláte velké soubory dat, které natáčíte rovnou do ERP systému (tím myslím třeba jednotlivé druhy materiálu či zboží, bankovní výpisy atd.) tak v těchto případech by nějaká smlouva být měla.

    •   Zobrazit celé vlákno