Archivní kniha

• lk (neregistrovaný)

  13. 2. 2019 11:49

  Dobrý den, zeptám se hloupě...
  Dělali jsme pořádek v archivu... ale nemáme archivní knihu. Je třeba ji mít. Zajímá mě názor na její vedení zpětně - musím si veškeré spisy seřadit dle data od nejstaršího a pak podle data zapisovat od jedničky do archivní knihy? Nebo můžu brát skříň po skříni a zapisovat jak mám spisy v ruce bez ohledu na datum? (samozřejmě stejný druh spisu bych seřadila od nejstaršího). Jde to tak vůbec?

• • Dotaz je starý, nové názory již nelze přidávat.

  Nahlásit moderátorům jako SPAM

  
  

  • 13. 2. 2019 12:56

    Tomáš Neugebauer (neregistrovaný)

    Re: Archivní kniha
    Nejprve je nutné si odpovědět na otázku, zda máte archiv (zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně) nebo spisovnu (místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení) ve smyslu zákona o archivnictví a spisové službě (č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů). Z toho vám vyplynou jednotlivé povinnosti.
    
    Každý dokument by měl mít své evidenční číslo (čj.) a pod tím by měl být evidován od svého vzniku, případně od jeho přijetí až po fyzickou likvidaci nebo předání do archivu. Tedy systém skříň po skříni je zcela nepřijatelný.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 13. 2. 2019 13:24

    lk (neregistrovaný)

    Re: Archivní kniha
    Děkuji. Máme spisovnu. S řazením spisu jsem si myslela, že to nepůjde tak jednoduše. Je tedy potřeba všechny dokumenty seřadit dle data, dát jim čj. od jedničky a teprve zapisovat do archivní knihy?
    
    Ještě se zeptám, spis, např. první papír z roku 2008, poslední z roku 2012 a stále není založen do spisovny. Když ho budu zakládat, zapíši do archivní knihy datum skutečného vložení spisu do spisovny, tedy pokud letos, tak rok 2019? A skartační znak/lhůtu dám dle spisového řádu z roku 2012 (dle posledního vloženého papíru - ukončení spisu) nebo 2019 (když založím letos)? Potřebuji si to ujasnit, pořád pátrám.. Děkuji.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 13. 2. 2019 13:42

    Pavel Jirsa (neregistrovaný)

    Re: Archivní kniha z. 499/2004 Sb.
    lk,
    
    nejdříve najděte odpověď na otázku, zda musíte mít spisovnu a archivní knihu.
    
    Nedomnívám se, že jste "určení původci" podle § 63 z. 499/2004 Sb.
    
    Svědčí o tom i to, že máte v nějakých skříních dokumenty od roku 2008 a nikomu 11 let nevadilo, že je nemáte očíslované.
    
    Co se změnilo?
    
    Hezký den!

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor
    
    

  • 13. 2. 2019 13:52

    lk (neregistrovaný)

    Re: Archivní kniha z. 499/2004 Sb.
    Právě, že do toho § 63 spadáme. Máme tu i starší dokumenty než 10 let, které jsem pod A, jsem tu nová a dostala jsem za úkol dát vše do pořádku. Tak pátrám, čtu a hledám jak to správně udělat.

    •   Zobrazit celé vlákno
    •   Skok na další nový názor. K navigaci lze použít i klávesy N pro následující a P pro předchozí nový názor

  • 13. 2. 2019 14:04

    Tomáš Neugebauer (neregistrovaný)

    Re: Archivní kniha
    Ano, všechny dokumenty je nutné seřadit podle data, přidělit jim čísla a zapsat je do podacího deníku, nikoliv do archivní knihy (jste spisovna).
    
    Jedná-li se o spis, který byl založen v roce 2008 a uzavřen v roce 2012, by měl mít evidenční číslo z roku 2008 (jedná se o spis k jednomu jedinému problému, jehož řešení probíhalo čtyři roky). Skartační lhůta začíná běžet až po uzavření spisu, tedy od 1. ledna 2013.

    •   Zobrazit celé vlákno